Die Pandemie hat dafür gesorgt, dass sich der Alltag vieler deutscher Arbeitnehmer drastisch ändert. Besonders einschneidend haben viele Menschen den plötzlichen Umzug wahrgenommen, als es vom Büro in die eigenen vier Wände ging. Das dauerhafte im Homeoffice stellte dabei nicht nur die Angestellten vor neue Herausforderungen. Auch Arbeitgeber wurden zum Sprung ins kalte Wasser ambitioniert. Eine der zu bezwingenden Hürden stellte die Arbeitszeiterfassung dar.
Inzwischen bessert sich die angespannte Lage in Deutschland und Arbeitnehmer dürfen an ihren gewohnten Arbeitsplatz zurückkehren. Allerdings haben sich viele an das Arbeiten in den eigenen vier Wänden gewöhnt und die damit einhergehenden Vorteile zu schätzen gelernt. Der Wunsch ist groß auch nach der Pandemie im Homeoffice arbeiten zu können.
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Und das scheint sogar möglich zu sein, denn die Politik bietet dabei ihre Unterstützung an. Es wird bereits über ein Gesetz verhandelt, was das geregelte Arbeiten im Homeoffice anbelangt. Die Arbeitszeiterfassung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Was es damit auf sich hat, ist in folgendem Ratgeber zu lesen.
Das Gesetz wird bereits im Herbst erwartet
Hubertus Heil, der Arbeitsminister der SPD möchte auch nach Pandemie-Ende dafür sorgen, dass ein dauerhaftes Arbeiten von zu Hause aus möglich ist. Er betrachtet nicht nur das Arbeiten selbst sondern auch die damit verbundene Umstellung, welche seiner Ansicht nach gut funktioniert hat, als „Errungenschaft“.
Die schnelle Ausarbeitung dieses Gesetzes ist damit beschlossene Sache. Es soll bereits im Herbst verabschiedet werden. Die Heimarbeit soll für Arbeitnehmer eine freiwillige Möglichkeit sein und dementsprechend fair geregelt werden.
Eine klare Trennung ist Voraussetzung
Heil gibt dazu an, dass es künftig möglich sein soll, den gesamten Arbeitsalltag im Homeoffice zu gestalten. Alternativ muss es möglich sein, zumindest ein bis zwei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten, sofern die auszuübende Tätigkeit dies zulässt. Dazu sei es wichtig, dass die tägliche Arbeitszeit geregelt wird, was auch einen klar festgelegten Feierabend voraussetzt. Damit soll sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer in den eigenen vier Wänden eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben ziehen können.
Homeoffice und Zeiterfassung: Wie passt das zusammen?
Das Arbeiten während der Pandemie hat einige Probleme aufgedeckt. Dazu gehört auch die flexible aber geregelte Erfassung der Arbeitszeit. Die meisten Unternehmen nutzen nach wie vor die klassischen Formen der Arbeitszeit-Erfassung. Dabei kommen häufig Stundenzettel zum Einsatz, welche von den Angestellten händisch ausgefüllt werden.
Alternativ wird die analoge Zeiterfassung in Excel verwendet. Da stellt sich natürlich die Frage, ob sich das gewohnte Prinzip der Aufzeichnungen an die neue Arbeitswelt anpassen muss?!
Der Stundenzettel wird zum Problem
Wer die altmodische Erfassung der Arbeitszeit praktiziert, wird schnell vor Problemen gestellt. So gestaltet sich der klassische Stundenzettel insbesondere dann als schwierig, wenn der Mitarbeiter flexibel tätig ist und seine Arbeitszeit ebenso flexibel erfassen muss. Zum Beispiel wenn sich dieser zum Teil im Büro, zum Teil unterwegs und zum Teil zu Hause aufhält. Mit dem klassischen Vordruck eines Stundenzettels kann man hier rasch an seine Grenzen stoßen.
Da kommt es häufig vor, dass die Arbeitszeiten im Nachgang und nach Gefühl eingetragen werden. Dies führt dazu, dass diese kaum noch nachvollziehbar sind und an Übersichtlichkeit einbüßen. Die daraus resultierenden Folgen sind nicht unerheblich:
Ungenaue Dokumentationen
Fehler in der Übertragung
Nicht korrekt ausgeführte Lohnabrechnung
Forderungsklagen für geleistete Stunden mit entsprechender Entlohnung
Mangelnde Zeiterfassung: Gericht verurteilt Arbeitgeber
So einen Fall gab es erst kürzlich im Gericht Emden. Dort legte ein Arbeitnehmer seine handschriftlich erfassten Arbeitszeiten vor, um deren Bezahlung einzufordern. Die Überstunden wurden vom Arbeitgeber abgestritten. Allerdings konnte er diese nicht widerlegen, da ein angemessenes Zeiterfassungssystem im Unternehmen fehlte.
Der Arbeitgeber wurde dazu verurteilt zu zahlen. Außerdem drohen in solchen Fällen Bußgelder. Und zwar bis zu 30.000 EUR. Auch im Rahmen der weit verbreiteten Vertrauensarbeitszeit. Diese Bußgelder können auch erhoben werden, wenn es sich lediglich um eine informelle Excel-Tabelle handelt.
Dokumentation im Homeoffice: Die elektronische Zeiterfassung kommt
Der Corona-Ausbruch hat viele Unternehmen dazu veranlasst, auf ein elektronisches System der Zeiterfassung umzusteigen. Das ist auch nicht verwunderlich, denn daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile. So erweist sich die elektronische Zeiterfassung als strukturiert und nachvollziehbar. Unleserliche Handschriften gehören der Vergangenheit an und Mitarbeiter haben die Möglichkeit ihre Arbeitszeiten mit Hilfe einer Stempeluhr-App zu erfassen.
Der Arbeitgeber kann auf diese Weise immer genau nachvollziehen wer gerade arbeitet, wer bereits Feierabend hat oder wer sich gerade in der Pause befindet. Auf diese Weise lässt sich das Arbeitsleben klar vom Privatleben trennen. Und nicht zuletzt gehört auch das Zettel-Chaos der Vergangenheit an, denn es müssen sich keine Stundenzettel mehr auf dem Schreibtisch stapeln.
Viele Arbeitgeber zweifeln noch
Nach wie vor stehen viele Arbeitgeber dem Homeoffice kritisch gegenüber. Sie sind der Meinung dass in Heimarbeit weniger oder gar nicht gearbeitet wird. Das konnten inzwischen jedoch mehrere Studien widerlegen. Daraus ging hervor, dass sich Mitarbeiter im Homeoffice sogar verpflichtet fühlen, mehr zu arbeiten. Ohne transparente Zeiterfassung dürfte es dabei schnell zu Streitigkeiten kommen, denn beide Parteien wollen Klarheit.
Hier können Arbeitgeber und Arbeitnehmer jederzeit einsehen, was bereits geleistet wurde und was noch erbracht werden muss. Diese Gewissheit unterstützt einen entspannten Arbeitsalltag und eliminiert das schlechte Gefühl in Heimarbeit tätig zu sein. Der Fokus kann stattdessen auf das tägliche Kerngeschäft gelenkt werden.
